Une fiche de garde à copier pour votre équipe
Une fiche de garde est une page unique qui dit qui couvre les alertes cette semaine, qui le remplace et comment joindre les deux. Copiez la version texte ci-dessous, remplissez-la et affichez-la là où l'équipe la verra. Elle vous dit aussi exactement quoi régler dans vos règles d'alerte.
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À quoi sert la fiche de garde
Un texto d'alerte n'aide que s'il joint quelqu'un qui se sait de garde. Dans les petites équipes, la plupart des alarmes manquées viennent d'une confusion sur la semaine de chacun.
La fiche règle la question par écrit. Elle donne aussi à un nouvel employé, à un superviseur ou à l'adjointe administrative un seul endroit où regarder quand ça va mal. Pour le libellé des textos eux-mêmes, voyez nos modèles d'alertes prêts à copier.
La fiche de garde
En texte brut, pour la coller dans un courriel, un document partagé ou une page imprimée. Remplacez les parties entre chevrons.
FICHE DE GARDE : <Nom de l'équipe>
Mise à jour : <date> Responsable : <nom>
SEMAINE DU DE GARDE CELLULAIRE RELÈVE CELLULAIRE
<date> <nom> <numéro> <nom> <numéro>
<date> <nom> <numéro> <nom> <numéro>
<date> <nom> <numéro> <nom> <numéro>
HEURES COUVERTES
Soirs de semaine : <heure> à <heure>
Fins de semaine : <jour> <heure> au <jour> <heure>
Passation : <jour> à <heure>
ALERTES ENVOYÉES AU CELLULAIRE DE GARDE
<Système> : <alarmes textées> (restent dans le courriel : <autres alarmes>)
<Système> : <alarmes textées> (restent dans le courriel : <autres alarmes>)
Messagerie vocale : <ligne ou boîte urgente>
SI LA PERSONNE DE GARDE NE RÉPOND PAS
La relève l'appelle après <n> minutes. Sans réponse, appeler <superviseur> au <numéro>.
URGENCES
Une personne blessée ou en danger : composer le 911 d'abord.Faites de votre fiche de garde des règles d'alerte qui fonctionnent
Invitez chaque personne de la fiche à s'inscrire à Welco avec son propre cellulaire, puis réglez les mêmes heures couvertes.
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Chaque ligne de la fiche et son réglage d'alerte
La fiche est le plan, et Welco l'exécute. Chaque partie de la fiche renvoie à un réglage à changer quand le plan change.
Welco envoie le texto à tous les cellulaires de la règle en même temps. Il ne fait pas d'appels et ne transfère pas une alerte à la personne suivante.
Heures couvertes
- Où c'est dans Welco
- Les plages horaires de l'acheminement selon la garde
- Quand le changer
- Quand les heures de bureau ou le quart de nuit changent
De garde cette semaine
- Où c'est dans Welco
- Le cellulaire inscrit dans la règle de nuit et de fin de semaine
- Quand le changer
- À chaque passation
Relève
- Où c'est dans Welco
- Un deuxième cellulaire dans la même règle, grâce à plusieurs destinataires par alerte
- Quand le changer
- Quand la relève change ou part en congé
Alertes textées
- Où c'est dans Welco
- Vos règles d'alerte : expéditeur, mots de l'objet et heure
- Quand le changer
- Après une semaine bruyante ou l'ajout d'un système
Nouvelle personne dans l'équipe
- Où c'est dans Welco
- Une invitation acceptée avec son propre cellulaire, puis une réponse YES
- Quand le changer
- Pendant sa première semaine
Si personne ne réagit
- Où c'est dans Welco
- Le plan de votre équipe, sur papier
- Quand le changer
- Chaque fois que l'équipe convient d'une nouvelle étape
Liste de vérification de la passation hebdomadaire
Parcourez-la à chaque passation. Comptez environ deux minutes.
Terminé : 0 sur 5
Conseils pour garder la fiche utile
- Tenez-vous-en à une page. S'il faut la faire défiler, personne ne la lit à 2 h du matin.
- Gardez les numéros de cellulaire personnels dans un endroit que seule l'équipe peut voir.
- Si quelqu'un répond STOP, son cellulaire ne reçoit plus d'alertes jusqu'à ce qu'il réponde START. C'est la première chose à vérifier quand les alertes d'une personne cessent.
- Revoyez la liste des alertes après chaque semaine bruyante. Le guide de base de la garde donne des idées pour réduire le bruit.
Les erreurs courantes sur une fiche de garde
La plupart des fiches échouent sans bruit. Voici les trous qui apparaissent le soir où quelque chose brise.
- Une relève en congé la même semaine que la personne qu'elle remplace.
- Des heures couvertes qui finissent à 17 h alors que le bureau reste ouvert jusqu'à 18 h.
- Une fiche mise à jour, mais une règle d'alerte qui pointe encore vers la personne de la semaine dernière.
- Un numéro de bureau ou de ligne fixe dans la colonne des cellulaires. Une ligne fixe ne reçoit pas de textos, alors cette personne ne reçoit rien.
- Aucune ligne sur ce qui arrive quand un texto reste sans réponse : chacun croit qu'un autre va agir.
Questions fréquentes
Que doit contenir une fiche de garde?
Combien de semaines d'avance faut-il remplir?
Welco peut-il suivre la fiche automatiquement pour nous?
La relève doit-elle aussi recevoir chaque alerte?
Où garder la fiche de garde?
Alignez vos règles d'alerte sur la fiche de garde de la semaine
Invitez la personne de garde et sa relève de cette semaine, réglez les heures, et vous êtes couverts.
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Comment la remplir
Inscrire les semaines et les personnes
Remplissez au moins un mois de semaines. Jumelez chaque personne de garde à une relève qui n'est pas en vacances la même semaine. La colonne des cellulaires sert seulement aux dossiers de l'équipe. Chaque personne s'inscrit elle-même à Welco à partir d'une invitation par courriel.
Écrire les heures couvertes
Notez quand le bureau a du personnel et quand il n'en a pas. Ces heures deviennent les plages horaires de votre acheminement après les heures.
Décider quelles alertes deviennent des textos
Pour chaque système, écrivez quelles alarmes demandent quelqu'un tout de suite et lesquelles peuvent attendre au matin. Ces lignes deviennent vos règles d'alerte.
Convenir de la suite quand personne ne répond
Tous les cellulaires d'une règle reçoivent le texto en même temps, et aucun appel n'est fait. Écrivez donc, en mots simples, comment votre équipe traite un texto que personne ne prend en charge.