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Transférer les courriels Outlook en SMS depuis votre boîte d'alertes

Vos alertes arrivent déjà dans une boîte Outlook ou une boîte partagée? Une seule règle de boîte de réception les transfère au cellulaire de garde sous forme de textos. Les systèmes qui les envoient ne changent pas. Welco retire le bloc d'en-tête From, Sent et To d'Outlook : le texto commence directement par l'alerte.

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  • Une règle de boîte de réception dans Outlook sur le Web
  • Aucun changement aux systèmes qui envoient
  • Aucuns frais par utilisateur

Fonctionne par courriel avec

  • Microsoft 365 / Outlook

Publié :

san-a lance « [Alert] Volume DATA02 at 94% capacity »; le courriel arrive dans alertes-ti@exemple.ca et la règle de transfert de la boîte aux lettres le fait suivre. Le courriel arrive chez Welco, et le téléphone affiche : « Welco: [san-a] Volume DATA02 at 94%, over 90% limit à 3 h 30. Reply STOP to opt out. »

Animation : un long courriel d'alerte Outlook devient un seul texto court : « Welco: [san-a] Volume DATA02 at 94%, over 90% limit à 3 h 30. Reply STOP to opt out. »

La boîte d'alertes, avant et après une règle

Aujourd'hui : les alertes attendent dans la boîte

  • Les alertes de stockage, de sauvegarde et de services infonuagiques arrivent toutes dans une boîte partagée.
  • Personne ne l'ouvre entre la fermeture et le lendemain matin.
  • Diriger chaque système vers quelqu'un d'autre oblige à les modifier un par un.

Avec une règle de transfert

  • Les alertes qui correspondent quittent la boîte en textos vers le cellulaire de garde.
  • La boîte garde chaque original : l'équipe du matin voit encore l'historique.
  • Les systèmes qui envoient restent exactement comme aujourd'hui.

Ce qu'il vous faut avant de commencer

Le transfert convient quand une alerte ne peut aller qu'à une seule boîte, ou quand un service infonuagique écrit seulement à votre propre domaine. En 20 minutes environ, cette boîte produit des alertes TI du courriel vers le texto. Notre étude de cas d'une coopérative de crédit est partie d'une seule boîte Outlook partagée.

  • La boîte Microsoft 365 ou Exchange qui reçoit les alertes, et un accès à celle-ci dans Outlook sur le Web.
  • Un administrateur Microsoft 365, si votre locataire bloque le transfert vers des adresses externes. C'est le cas de la plupart par défaut.
  • Un compte Welco avec votre entreprise vérifiée. Essayez gratuitement pour obtenir votre adresse Welco.
  • Le personnel de garde invité dans Welco. Chacun confirme son propre cellulaire en répondant YES avant toute alerte. Aucune application requise.

Transférer les courriels Outlook en SMS en 5 étapes

Ces étapes utilisent Outlook sur le Web : la règle tourne sur le serveur, même quand personne n'a Outlook ouvert.

  1. Permettez le transfert vers une adresse externe

    Microsoft 365 bloque par défaut le transfert automatique vers des adresses externes. Un administrateur peut le permettre dans la politique anti-pourriel sortante de Microsoft Defender. Une politique sur mesure qui couvre seulement la boîte d'alertes est la façon propre de faire.

  2. Ouvrez les règles de la boîte d'alertes

    Ouvrez la boîte d'alertes dans Outlook sur le Web. Allez dans Settings (Paramètres), Mail (Courrier), Rules (Règles) et ajoutez une règle nommée Texto garde.

  3. Ne retenez que les alertes

    Réglez la condition sur l'expéditeur, comme stockage-alertes@ à votre domaine, ou sur des mots de l'objet comme [Alert]. Les infolettres et les réponses à la boîte ne doivent pas correspondre.

  4. Transférez à votre adresse Welco

    Choisissez Forward to (Transférer à) et entrez votre adresse Welco. La boîte d'alertes devient alors l'expéditeur que voit Welco : approuvez cette adresse pour accepter seulement les alertes d'expéditeurs connus.

    • Si vous choisissez plutôt Redirect to (Rediriger vers), le système d'origine reste d'habitude dans la ligne From. Approuvez aussi cette adresse.

  5. Envoyez une alerte de test

    Déclenchez une vraie alerte, ou envoyez un test depuis le système d'alerte. Avec les envois de test qui restent dans le fil, vous vérifiez le résultat sans qu'un texto parte.

Votre boîte d'alertes peut texter le cellulaire de garde dès aujourd'hui

Une règle dans Outlook et un expéditeur approuvé dans Welco. Les alertes continuent aussi d'arriver dans la boîte.

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Une alerte IBM i transférée, en texto

Les alertes qui passent par Outlook ramassent un bloc d'en-tête, une signature et parfois un avis de confidentialité. Welco retire la partie Outlook et garde l'alerte.

Courriel d'alerte de alertes-ti@exemple.ca, objet « FW: Halcyon Alert 3307 ». Welco le réduit à un seul texto de 91 caractères : « Welco: [PROD01] Halcyon alert 3307, TCP/IP available 0% à 21 h 44. Reply STOP to opt out. »

Texto reçu : Welco: [PROD01] Halcyon alert 3307, TCP/IP available 0% à 21 h 44. Reply STOP to opt out.

Caractères372911 crédit

Animation : le courriel d'alerte « FW: Halcyon Alert 3307 » devient un seul texto : « Welco: [PROD01] Halcyon alert 3307, TCP/IP available 0% à 21 h 44. Reply STOP to opt out. »

Les avis de confidentialité ajoutés par votre serveur de courrier ne viennent pas d'Outlook. Ajoutez une règle de textos d'alerte raccourcis qui coupe tout ce qui suit les lignes de l'alerte.

Quel chemin Microsoft 365, et quel expéditeur approuver

Une règle de boîte de réception est le chemin le plus rapide. Peu importe votre choix, Welco voit la dernière adresse qui a envoyé le courriel. Les équipes sur Google Workspace peuvent plutôt utiliser le transfert d'alertes par un groupe Google.

Règle de boîte avec Forward to

Qui le configure
Toute personne qui a accès à la boîte
À approuver dans Welco
L'adresse de la boîte d'alertes

Règle de boîte avec Redirect to

Qui le configure
Toute personne qui a accès à la boîte
À approuver dans Welco
L'adresse de chaque système d'origine

Règle de flux de courrier Exchange qui ajoute un Cci

Qui le configure
Un administrateur Exchange, dans le centre d'administration Exchange
À approuver dans Welco
L'adresse de chaque système d'origine

Votre adresse Welco comme deuxième destinataire

Qui le configure
La personne qui gère le système d'alerte
À approuver dans Welco
L'adresse de ce système. Voyez tout système qui envoie des courriels.

Des alertes transférées propres

Le transfert ajoute une étape entre le système et le cellulaire. Ces habitudes gardent cette étape tranquille.

Si une alerte transférée ne texte pas

La plupart des ratés se trouvent dans Microsoft 365, pas dans le système d'alerte.

Un retour d'erreur qui mentionne 5.7.520 et access denied

Où regarder
La politique anti-pourriel sortante bloque le transfert externe. Un administrateur le permet pour cette boîte.

La règle fonctionne seulement quand un PC est allumé

Où regarder
Elle a été créée dans Outlook pour bureau en mode client seulement. Recréez-la dans Outlook sur le Web.

Welco a refusé le message

Où regarder
La boîte de transfert n'est pas encore approuvée. Approuvez l'adresse exacte de la ligne From.

Un cellulaire n'a rien reçu

Où regarder
Consultez les rapports de remise pour la raison, comme une réponse STOP.

Questions fréquentes

Les systèmes qui envoient les alertes doivent-ils changer?

Non. Ils continuent d'écrire à la même boîte qu'aujourd'hui. La règle de transfert dans Microsoft 365 est la seule nouveauté, et rien ne s'installe nulle part.

Pourquoi ma règle de transfert Outlook a-t-elle cessé de fonctionner?

D'habitude, parce que Microsoft 365 bloque le transfert automatique vers des adresses externes. La boîte reçoit un retour d'erreur qui mentionne 5.7.520 et access denied. Un administrateur peut permettre le transfert pour cette boîte dans la politique anti-pourriel sortante. Envoyez ensuite une alerte de test.

Dois-je utiliser Forward ou Redirect dans Outlook?

Les deux fonctionnent. Forward envoie l'alerte depuis la boîte d'alertes : vous approuvez cette seule adresse dans Welco. Redirect garde d'habitude le système d'origine comme expéditeur, donc vous approuvez l'adresse de chaque système. Forward est plus simple quand plusieurs systèmes partagent une boîte.

Les règles Outlook fonctionnent-elles quand mon ordinateur est éteint?

Les règles créées dans Outlook sur le Web tournent sur le serveur, donc oui. Certaines règles créées dans Outlook pour bureau tournent seulement quand cet Outlook est ouvert, et Outlook les marque client seulement. Créez la règle de transfert dans Outlook sur le Web pour éviter ça.

Les lignes From, Sent et Subject paraîtront-elles dans le texto?

Non. Welco reconnaît le bloc d'en-tête qu'Outlook ajoute à un message transféré et le retire avant l'envoi. Les signatures et les avis juridiques ajoutés par votre propre serveur de courrier peuvent demander une règle de raccourcissement.

Où va une réponse au texto?

La réponse est envoyée par courriel au dernier expéditeur de l'alerte. Avec Forward, c'est la boîte d'alertes elle-même, et toute l'équipe voit qui s'en occupe. Une réponse ne lève ni n'acquitte l'alerte dans le système qui l'a émise.

Combien coûte l'envoi des alertes d'une boîte par texto?

Aucuns frais par utilisateur ni de mise en service. Chaque court texto utilise un crédit de message : raccourcissez les longues alertes. Transférez quelques alertes de test pendant l'essai gratuit de 7 jours, qui vient avec 15 crédits. Voyez les tarifs des forfaits mensuels : aucuns frais de dépassement, et votre carte est débitée seulement après votre approbation.

Faites de votre boîte d'alertes une source de textos pour la garde

Ajoutez une règle de transfert. Welco retire le superflu et envoie le texto.

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