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Welco

Messagerie vocale 3CX par SMS, avec un lien que le technicien de garde peut écouter

L'appelant qui choisit l'option urgente à 3 h joint le cellulaire du technicien de garde, pas une boîte que personne ne consulte. Son SMS indique le poste et l'appelant, avec un lien pour écouter l'enregistrement. 3CX envoie déjà la messagerie vocale à l'adresse courriel d'un poste : cette adresse devient votre adresse Welco.

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  • Aucun trunk ni fournisseur SMS dans 3CX
  • Un poste, une adresse courriel
  • L'enregistrement reste sur le serveur 3CX

Fonctionne par courriel avec

  • 3CX

Publié :

Un appel du 514-555-0192 sonne à Poste 120; 3CX enregistre un message vocal de 1:05 et l'envoie par courriel avec voicemail.wav en pièce jointe. Le courriel arrive chez Welco, et le téléphone affiche : « Welco: 3CX voicemail for ext 120 from 514-555-0192, 1:05. Listen: welco.ai/v/T5cx4B Reply STOP to opt out. »

Animation : un long courriel d'alerte 3CX devient un seul texto court : « Welco: 3CX voicemail for ext 120 from 514-555-0192, 1:05. Listen: welco.ai/v/T5cx4B Reply STOP to opt out. »

L'option urgente de 3CX avant et après Welco

L'option urgente aujourd'hui

  • Le 9 mène à une boîte vocale, et le message attend la première personne qui ouvre l'application 3CX.
  • Le technicien de nuit l'entend seulement après s'être connecté au client Web ou avoir appelé la messagerie.
  • Donner à 3CX ses propres SMS exige un compte chez un fournisseur, un trunk et des numéros à gérer.

L'option urgente avec Welco

  • Le message joint le cellulaire de garde en un seul SMS, avec l'appelant et un lien d'écoute.
  • Le technicien l'écoute dans le navigateur du cellulaire, puis rappelle le numéro du texto.
  • 3CX envoie seulement un courriel. Welco s'occupe du texto, depuis un numéro réservé aux alertes.

Avant de configurer 3CX

Dans 3CX, le courriel de messagerie vocale va à l'adresse du poste de l'utilisateur. La configuration la plus propre est donc un poste dont le seul rôle est la ligne urgente.

La messagerie vocale personnelle reste ainsi privée. Les postes du personnel continuent d'écrire à leurs propriétaires. Seuls les messages laissés sur le poste urgent deviennent des textos de messagerie vocale pour le personnel de garde.

  • Un accès administrateur à la console de gestion 3CX.
  • Un courriel fonctionnel dans 3CX, avec son propre service de courrier ou votre serveur SMTP.
  • Un compte Welco avec votre entreprise vérifiée. Essayez gratuitement s'il vous en faut un.
  • Une invitation pour chaque personne qui couvre la ligne urgente. Elle s'inscrit avec son propre cellulaire et confirme par YES.

Configurer les textos de messagerie vocale 3CX en 5 étapes

  1. Créez un poste pour la ligne urgente

    Sous Users, ajoutez un utilisateur comme TI de garde, poste 120. Les appelants le joignent par une option du Digital Receptionist (réceptionniste numérique), un numéro direct ou un transfert. Sa messagerie vocale deviendra le texto.

  2. Mettez votre adresse Welco sur ce poste

    Réglez l'adresse courriel de l'utilisateur à votre adresse Welco. Dans la section messagerie vocale, choisissez l'option qui joint le message au courriel. Évitez celle qui le supprime aussi du serveur.

  3. Approuvez l'expéditeur 3CX

    Laissez un court message de test et vérifiez l'adresse From dans le fil Welco. Ajoutez-la à votre liste d'expéditeurs de confiance. 3CX utilise l'expéditeur de ses réglages courriel, qui ne change donc pas.

  4. Textez seulement les messages vocaux

    3CX peut envoyer d'autres avis à la même adresse, comme un courriel de bienvenue. Ajoutez une règle d'alerte qui texte seulement les courriels dont l'objet contient message vocal ou Voicemail. Choisissez ensuite le personnel inscrit qui le reçoit, et quand.

  5. Appelez comme le ferait un client

    Composez le numéro principal, choisissez l'option urgente et laissez un court message. Le cellulaire de garde doit recevoir un seul texto avec un lien d'écoute.

Envoyez l'option urgente de 3CX à un vrai cellulaire

Un poste, une adresse courriel, et le prochain message joint la personne de garde.

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Un message 3CX de fin de semaine, avant et après

Celui-ci est arrivé par l'option urgente du Digital Receptionist. Le courriel contient une salutation et un pied de page. Le texto garde le poste, l'appelant et la durée.

Courriel d'alerte de pbx@3cx.exemple.ca, objet « Nouveau message vocal de 8195550146 ». Welco le réduit à un seul texto de 115 caractères : « Welco: Option urgente (ext 199) voicemail from 819-555-0146, 0:39. Listen: welco.ai/v/W2ur6N Reply STOP to opt out. »

Texto reçu : Welco: Option urgente (ext 199) voicemail from 819-555-0146, 0:39. Listen: welco.ai/v/W2ur6N Reply STOP to opt out.

Caractères2221151 crédit

Animation : le courriel d'alerte « Nouveau message vocal de 8195550146 » devient un seul texto : « Welco: Option urgente (ext 199) voicemail from 819-555-0146, 0:39. Listen: welco.ai/v/W2ur6N Reply STOP to opt out. »

Le lien fait jouer l'enregistrement dans le navigateur pendant 7 jours par défaut, ou jusqu'à 30. Voyez comment fonctionnent les liens d'écoute des messages vocaux.

Adapter les textos de messagerie vocale 3CX à votre équipe

  • Les heures de bureau restent dans 3CX

    Votre réceptionniste gère les appels de jour comme d'habitude. Avec la messagerie vocale de garde après les heures, Welco texte seulement quand le bureau est fermé. Un cellulaire distinct peut couvrir la fin de semaine.

  • Deux lignes, deux équipes

    Créez un deuxième poste pour les bâtiments, avec la même adresse Welco. Une règle qui reconnaît poste 130 dans le courriel texte l'équipe des bâtiments plutôt que les TI.

  • Gardez le message dans 3CX

    Le lien Welco expire, mais pas la copie sur le serveur 3CX. Laissez la suppression désactivée, et l'équipe peut réécouter plus tard depuis l'application ou le client Web 3CX.

  • Un deuxième technicien pour l'option urgente

    Ajoutez une relève à la règle pour que le message arrive même si le premier technicien dort. Chaque cellulaire reçoit son propre lien. Voyez plusieurs destinataires par alerte.

Pourquoi un message vocal 3CX n'est-il pas devenu un texto?

Aucun courriel du tout

Cause probable
Les réglages courriel de 3CX. Envoyez d'abord un test depuis 3CX même.

Le courriel est dans le fil, mais pas de texto

Cause probable
L'objet ne correspondait pas à votre règle de messagerie vocale. Le fil indique la raison.

Un texto sans lien

Cause probable
Le poste envoie seulement un avis, sans enregistrement joint.

Un cellulaire ne reçoit rien

Cause probable
Son propriétaire n'a pas répondu YES, ou le numéro est une ligne fixe.

Questions fréquentes

Quelle option de courriel de messagerie vocale 3CX dois-je choisir?

L'option qui joint le message au courriel et le garde sur le serveur. La pièce jointe permet à Welco d'ajouter un lien d'écoute. La copie sur le serveur garde le message même après l'expiration du lien.

Les courriels de bienvenue de 3CX deviendront-ils des textos?

Seulement si vous le permettez. Tout courriel envoyé à votre adresse Welco peut devenir un texto : ajoutez une règle qui texte seulement les objets contenant message vocal ou Voicemail. Tout le reste est écarté sans bruit, sans texto et sans crédit utilisé.

Faut-il configurer un fournisseur SMS dans 3CX?

Non. Ici, 3CX envoie seulement un courriel. Welco s'occupe du texto, depuis un numéro réservé aux alertes. Vous n'ajoutez ni trunk, ni compte chez un fournisseur, ni module 3CX.

Le Digital Receptionist de 3CX peut-il envoyer les appels urgents à une boîte qui texte?

Oui. Dirigez une option du menu, comme le 9, vers le poste de la ligne urgente. Quand un appelant y laisse un message, 3CX l'envoie par courriel à Welco et le cellulaire de garde reçoit le texto.

Puis-je tester les textos de messagerie vocale 3CX sans réveiller personne?

Oui. Activez le mode test de Welco, puis laissez un message sur le poste urgent. Le courriel paraît dans le fil Welco avec le texto qui aurait été envoyé, mais aucun cellulaire ne le reçoit et aucun crédit n'est utilisé.

Le technicien de garde a-t-il besoin de l'application 3CX sur son cellulaire?

Non. Le SMS arrive comme n'importe quel texto, et le lien fait jouer l'enregistrement dans le navigateur. Les techniciens qui ont l'application 3CX peuvent encore s'en servir, mais personne n'a à se connecter pour entendre un message urgent.

Combien nous coûtera l'envoi des messages vocaux 3CX par texto?

Vous achetez des crédits de message, pas des licences 3CX ni des sièges Welco. Un court texto de message vocal vers un cellulaire utilise un crédit : un technicien de relève double ce chiffre, sans plus. Commencez par l'essai de 7 jours et ses 15 crédits. La liste de prix de Welco montre chaque forfait, sans frais de dépassement.

Le technicien peut-il répondre au texto de message vocal 3CX?

La réponse part par courriel vers l'adresse d'envoi de 3CX, une boîte que personne ne lit d'habitude, et elle utilise quand même des crédits. Pour un message vocal, rappelez l'appelant au numéro du texto. Welco ne marque pas le message comme écouté dans 3CX.

Donnez à l'option urgente de 3CX un cellulaire qui répond

Configurez un poste et laissez un message de test aujourd'hui.

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