La messagerie vocale après les heures sur le cellulaire de garde, par texto
Une fuite ou une porte verrouillée signalée après les heures? Le message arrive en texto sur le cellulaire de garde, et quelqu'un l'entend ce soir. Un toucher sur le lien le fait jouer, puis on rappelle le numéro affiché. Le jour, les messages restent au courriel du bureau. Vous réglez les heures une fois et changez le cellulaire quand la garde change.
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- Le jour, la messagerie vocale reste au courriel
- Des heures réglées une fois, dans votre fuseau
- Aucun renvoi de la ligne principale vers un cellulaire
Fonctionne par courriel avec
- Boîte vocale après les heures
- Asterisk / FreePBX
- 3CX
- Cisco Unity
Publié :
Un appel du 514-555-0177 sonne à Entretien; Téléphonie enregistre un message vocal de 1:34 et l'envoie par courriel avec message.mp3 en pièce jointe. Le courriel arrive chez Welco, et le téléphone affiche : « Welco: After-hours voicemail, ligne Entretien, from 514-555-0177, 1:34. Listen: welco.ai/v/M7ah2Z Reply STOP to opt out. »
La garde après les heures, avant et après Welco
Couvrir les appels aujourd'hui
- La ligne principale est renvoyée au cellulaire d'une personne, qui prend aussi chaque appel de vente.
- Ou personne ne la couvre, et une fuite de fin de semaine attend dans la boîte vocale jusqu'au lundi.
- La personne de garde donne son propre numéro aux appelants juste pour être joignable.
Couvrir les appels avec Welco
- Les appelants laissent un message, et seuls ceux d'après les heures joignent le cellulaire de garde.
- Le texto contient le numéro de l'appelant et un lien : le technicien entend le problème d'abord.
- La garde change en modifiant une seule règle. Les appelants ne voient jamais le cellulaire d'un employé.
Ce qu'il vous faut pour les textos après les heures
Les gestionnaires immobiliers, les équipes de travaux publics, les boutiques TI et les équipes d'entretien ont tous le même trou. Le bureau ferme à 17 h, mais les fuites, les pannes et les portes verrouillées, elles, ne ferment pas. C'est notre messagerie vocale par texto pour les équipes de garde, avec une plage horaire en plus.
- Un système téléphonique qui envoie la messagerie vocale par courriel avec l'audio joint. Les guides couvrent Asterisk et FreePBX, la messagerie vocale 3CX, Cisco Unity et d'autres.
- Vos heures de bureau, par écrit : quand quelqu'un est au poste et quand personne n'y est.
- Un compte Welco avec votre entreprise vérifiée, et votre personnel de garde inscrit par invitation et confirmé par YES.
Acheminer la messagerie vocale après les heures à la garde en 5 étapes
Choisissez la boîte qui compte la nuit
Choisissez la ligne que les appelants utilisent pour les problèmes, comme Entretien ou Soutien. Ne touchez pas aux boîtes personnelles ni à celles des ventes.
Envoyez cette boîte par courriel à votre adresse Welco
Activez la messagerie vocale par courriel avec l'enregistrement joint, et ajoutez votre adresse Welco. Approuvez l'adresse d'envoi comme expéditeur de messagerie vocale approuvé.
Réglez les heures de fermeture
Dans la règle Welco, ajoutez une plage horaire pour les heures où le bureau est fermé. Une plage courante : du lundi au vendredi, de 17 h à 8 h, plus tout le samedi et le dimanche. Les heures suivent votre propre fuseau horaire.
Choisissez la personne de garde ce soir
Associez à la règle la personne de garde ce soir, parmi le personnel inscrit. Ajoutez aussi une relève si vous voulez que deux personnes entendent chaque message.
Passez la garde, puis testez
À chaque relève de garde, passez la règle à la personne suivante. Laissez un message de test après la fermeture et vérifiez que le bon cellulaire le reçoit.
Couvrez les appels de ce soir sans renvoyer la ligne principale
Réglez vos heures de fermeture une fois. Welco texte seulement les messages qui arrivent pendant votre absence.
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Une semaine type de garde après les heures
Voici comment une équipe d'entretien partage la semaine. La copie courriel de chaque message vocal continue d'arriver comme avant.
Des plages horaires dans une seule règle Welco. La personne de la règle change à chaque relève.
Lun. au ven., de 8 h à 17 h
- Qui reçoit le texto
- Personne. Le bureau répond en direct
- Boîte de courriel
- Reçoit chaque message vocal
Lun. au jeu., de 17 h à 8 h
- Qui reçoit le texto
- Technicien de garde de semaine
- Boîte de courriel
- Reçoit chaque message vocal
Ven. 17 h au lun. 8 h
- Qui reçoit le texto
- Technicien de garde de fin de semaine, plus le superviseur
- Boîte de courriel
- Reçoit chaque message vocal
Un message de fin de semaine aux travaux publics, en texto
Voici un appel du dimanche à la ligne après les heures d'une municipalité. Le courriel répète la ligne, la date et un pied de page. Le texto garde l'appelant et la durée.
Courriel d'alerte de messagerie@municipalite.exemple.ca, objet « Message vocal : Travaux publics après les heures ». Welco le réduit à un seul texto de 118 caractères : « Welco: Travaux publics after-hours voicemail from 819-555-0138, 0:48. Listen: welco.ai/v/P4wk8R Reply STOP to opt out. »
Texto reçu : Welco: Travaux publics after-hours voicemail from 819-555-0138, 0:48. Listen: welco.ai/v/P4wk8R Reply STOP to opt out.
Caractères2381181 crédit
Le lien fait jouer le message dans le navigateur et dure 7 jours par défaut. Voyez comment l'acheminement selon l'horaire de garde décide qui le reçoit.
Des textos après les heures qui restent utiles
Entendez-vous sur qui répond en premier
Chaque cellulaire de la règle reçoit le texto en même temps, et Welco ne passe jamais de lui-même à une relève. Bien des équipes conviennent que la relève intervient seulement si la première personne n'a pas donné signe de vie.
Tenez une liste de garde écrite
Welco n'a pas de calendrier de rotation. Une fiche de contacts de garde partagée et un rappel pour mettre la règle à jour à la relève suffisent à la plupart des équipes.
Laissez le message d'accueil fixer les attentes
Dites aux appelants que le technicien de garde recevra leur message, et demandez une adresse et un numéro de rappel. Toute personne en danger doit raccrocher et composer le 911.
Apprenez les bases de la garde
Le guide sur les bases de la rotation de garde couvre les relèves, les remplaçants et un partage équitable des fins de semaine.
Questions fréquentes
Quel fuseau horaire utilise la plage après les heures?
Comment passer la garde pour la semaine?
Les messages vocaux de jour arrivent-ils encore au courriel?
La relève recevra-t-elle un appel si personne ne répond au texto de message vocal?
Des soirs différents peuvent-ils aller à des personnes différentes?
Comment gérer un jour férié où le bureau est fermé toute la journée?
Est-ce mieux que de renvoyer la ligne du bureau vers un cellulaire après les heures?
Combien coûtent les textos de messagerie vocale après les heures?
Confiez la messagerie vocale de ce soir à la personne de garde
Réglez les heures de fermeture, invitez le technicien de garde ce soir et laissez un test après la fermeture.
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