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Welco

Messagerie vocale Nextiva par texto, et Cytracom aussi, pour le personnel de garde

Le message qui tombe à 23 h dans un dossier Outlook partagé arrive plutôt sur le cellulaire de garde. Le texto montre l'appelant et la boîte vocale, avec un lien qui fait jouer l'enregistrement. Nextiva et Cytracom envoient tous deux les nouveaux messages par courriel. Vous envoyez ce courriel à Welco, directement ou par une règle Outlook.

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  • Courriel direct ou règle Outlook
  • En-têtes de transfert Outlook retirés
  • Aucune application ni connexion pour écouter

Fonctionne par courriel avec

  • Cytracom et Nextiva
  • Microsoft 365 / Outlook

Publié :

Un appel du 514-555-0129 sonne à Boîte 5300; Nextiva enregistre un message vocal de 1:20 et l'envoie par courriel avec voicemail.wav en pièce jointe. Le courriel arrive chez Welco, et le téléphone affiche : « Welco: Nextiva voicemail, Alertes TI x5300, from 514-555-0129, 1:20. Listen: welco.ai/v/N6xv1D Reply STOP to opt out. »

Animation : un long courriel d'alerte Nextiva par Outlook devient un seul texto court : « Welco: Nextiva voicemail, Alertes TI x5300, from 514-555-0129, 1:20. Listen: welco.ai/v/N6xv1D Reply STOP to opt out. »

Ce qui change quand la messagerie vocale hébergée texte le cellulaire de garde

  • Hors du dossier partagé

    Le message cesse d'attendre dans un dossier Outlook et joint la seule personne qui couvre ce soir.

  • Écouter, puis rappeler

    Un toucher fait jouer l'enregistrement dans le navigateur. Le numéro de l'appelant est dans le même texto.

  • Des réponses que l'équipe voit

    Par le chemin Outlook, une réponse au texto revient comme un courriel dans votre propre boîte de transfert.

Une succursale appelle la ligne TI à 23 h 38

Voici une nuit pour une petite équipe TI dont la messagerie vocale Nextiva est transférée par une règle Outlook.

  1. Une directrice de succursale laisse un message sur la ligne TI

    New voicemail from 514-555-0184, Mailbox: Alertes TI (x5300), Duration: 1:12

  2. Outlook le transfère et Welco retire l'en-tête

    Le transfert vient de votre boîte TI approuvée. Welco coupe le bloc From, Sent et To et applique la règle de nuit.

  3. Le cellulaire de l'administrateur de garde vibre

    Welco: Nextiva voicemail, Alertes TI x5300, from 514-555-0184, 1:12. Listen: welco.ai/v/X8kd2P Reply STOP to opt out.

  4. L'administrateur écoute et appelle la succursale

    La succursale signale son guichet automatique hors ligne. L'administrateur vérifie le routeur de la succursale depuis chez lui et le redémarre.

  5. L'administrateur répond au texto

    Routeur succursale 4 redémarré, guichet de retour en ligne

  6. La réponse arrive dans la boîte Alertes TI

    La boîte de transfert était le dernier expéditeur. L'équipe du matin lit donc qui s'en est occupé.

    Reply from the on-call phone: Routeur succursale 4 redémarré, guichet de retour en ligne

Heures fournies à titre d'illustration. La remise d'un texto dépend des réseaux sans fil. Une réponse ne marque pas le message vocal comme écouté dans Nextiva.

Ce qu'il vous faut avant la configuration

Les deux systèmes envoient chaque nouveau message vocal par courriel, et ce courriel suffit aux alertes de messagerie vocale par texto. Welco gère le chemin direct et le chemin Outlook : choisissez celui que votre administrateur permet.

  • Un accès administrateur à votre compte Nextiva ou Cytracom, ou à la boîte Outlook qui reçoit les messages vocaux.
  • Un compte Welco avec votre entreprise vérifiée. Essayez gratuitement pour obtenir votre adresse Welco.
  • Les personnes de garde, chacune inscrite par votre invitation Welco avec son propre cellulaire. Chaque cellulaire confirme par une réponse YES.

Configurer les textos de messagerie vocale Nextiva ou Cytracom

Faites l'étape 1 ou l'étape 2 pour Nextiva, l'étape 3 pour Cytracom, puis terminez par les étapes 4 et 5.

  1. Nextiva, en direct : envoyez le courriel de messagerie vocale à Welco

    Dans Nextiva, ouvrez les réglages de messagerie vocale de l'utilisateur ou de la boîte. Activez la messagerie vocale par courriel avec l'audio joint. Entrez votre adresse Welco comme courriel.

  2. Nextiva, par Outlook : ajoutez une règle de transfert

    Dans la boîte qui reçoit les messages vocaux Nextiva, créez une règle. Quand le courriel vient de voicemail@nextiva.com, transférez-le à votre adresse Welco. Votre administrateur Microsoft 365 devra peut-être permettre le transfert vers des adresses externes.

  3. Cytracom : ajoutez Welco à la boîte vocale

    Dans le portail Cytracom, ouvrez les réglages de courriel de messagerie vocale de la boîte. Ajoutez votre adresse Welco et gardez l'enregistrement joint.

  4. Approuvez l'expéditeur que voit Welco

    Laissez un message de test et vérifiez le fil Welco. Un courriel direct montre l'adresse du fournisseur de téléphonie. Un courriel transféré montre votre boîte Outlook. Ajoutez cette adresse à vos adresses d'expéditeurs approuvées.

  5. Invitez le personnel, réglez les heures et testez

    Invitez le personnel de garde à s'inscrire depuis son propre cellulaire. Configurez la messagerie vocale par texto après les heures si les journées doivent rester au courriel. Laissez un dernier test et faites jouer le lien.

Envoyez votre messagerie vocale hébergée au cellulaire de garde

Un réglage courriel ou une règle Outlook, et le prochain message devient un texto.

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Un message de boîte Cytracom en texto

Le courriel de Cytracom donne la durée du message et le numéro de la boîte. Welco garde les deux, ajoute l'appelant et remplace l'enregistrement par un lien.

Courriel d'alerte de voicemail@cytracom.example.net, objet « New voicemail in mailbox 220 ». Welco le réduit à un seul texto de 111 caractères : « Welco: 47 sec voicemail in Cytracom box 220 from 418-555-0152. Listen: welco.ai/v/C3yt7M Reply STOP to opt out. »

Texto reçu : Welco: 47 sec voicemail in Cytracom box 220 from 418-555-0152. Listen: welco.ai/v/C3yt7M Reply STOP to opt out.

Caractères1591111 crédit

Animation : le courriel d'alerte « New voicemail in mailbox 220 » devient un seul texto : « Welco: 47 sec voicemail in Cytracom box 220 from 418-555-0152. Listen: welco.ai/v/C3yt7M Reply STOP to opt out. »

Le lien joue dans le navigateur du cellulaire, sans application ni connexion, et chaque personne a le sien. Voyez les liens privés de messagerie vocale.

Conseils pour la messagerie vocale hébergée et transférée

  • Le fouillis d'Outlook disparaît

    Un courriel transféré commence par un bloc de lignes From, Sent, To et Subject. Welco retire ce bloc : le texto commence par le message vocal lui-même.

  • Évitez deux textos pour un même message

    Si Nextiva écrit directement à Welco et qu'une règle Outlook transfère aussi, vous recevez le message deux fois. Les deux courriels diffèrent : choisissez un chemin et désactivez l'autre.

  • Des boîtes différentes, des équipes différentes

    Une règle d'alerte peut reconnaître le nom ou le numéro de la boîte dans le courriel. La boîte TI texte les TI, et celle des bâtiments texte l'équipe d'entretien.

Pourquoi le texto de message vocal n'est-il pas arrivé?

Rien dans le fil Welco

Cause
Microsoft 365 bloque souvent le transfert automatique vers des adresses externes, jusqu'à ce qu'un administrateur le permette.

Un expéditeur refusé dans le fil

Cause
L'expéditeur n'est pas approuvé. Le fil montre quelle adresse Welco a refusée.

Un texto sans lien

Cause
Le système téléphonique a envoyé un avis sans l'enregistrement.

Un cellulaire reste muet

Cause
Son propriétaire n'a pas répondu YES, ou c'est une ligne fixe.

Questions fréquentes

Pourquoi mon message vocal Nextiva montre-t-il ma propre adresse courriel dans Welco?

Parce qu'Outlook l'a transféré. Un courriel transféré vient de la boîte qui l'a transféré, pas de Nextiva. Approuvez l'adresse de cette boîte dans Welco, et les messages vocaux transférés deviennent des textos.

Microsoft 365 bloque-t-il le transfert des messages vocaux Nextiva vers Welco?

C'est possible. Bien des locataires Microsoft 365 bloquent par défaut le transfert automatique vers des adresses externes. Votre administrateur peut le permettre pour cette seule boîte, ou vous pouvez régler Nextiva pour écrire directement à Welco.

L'en-tête de transfert Outlook va-t-il finir dans le texto?

Non. Welco reconnaît le bloc de lignes From, Sent, To et Subject qu'Outlook ajoute quand il transfère. Ce bloc est retiré, et le texto commence par les détails du message vocal.

Les boîtes Cytracom et Nextiva peuvent-elles texter des personnes différentes?

Oui. Les deux peuvent écrire à la même adresse Welco. Ajoutez une règle par boîte qui reconnaît son nom ou son numéro, et donnez à chaque règle ses propres cellulaires et ses propres heures.

Et si Cytracom envoie seulement un court avis sans l'enregistrement?

Welco texte quand même l'avis : la personne de garde sait qu'un message attend. Il n'y a simplement pas de lien à faire jouer. Activez la pièce jointe audio de cette boîte pour obtenir le lien la prochaine fois.

Payons-nous par utilisateur Nextiva ou Cytracom pour les textos de messagerie vocale?

Non : Welco n'a aucuns frais par utilisateur et ne tient pas compte du nombre de postes téléphoniques. Vous payez les textos envoyés, en crédits de message, sans frais de dépassement. L'essai vous donne 7 jours et 15 crédits pour essayer les deux chemins. La page des tarifs de Welco présente les forfaits.

Où va la réponse à un texto de message vocal Nextiva?

Elle part par courriel vers le dernier expéditeur qui a texté ce cellulaire, et elle utilise des crédits de message. Par le chemin Outlook, c'est votre propre boîte de transfert : l'équipe la voit. Par le chemin direct, elle va à l'adresse du fournisseur de téléphonie, donc rappelez plutôt l'appelant.

Faites de votre prochain message vocal Nextiva ou Cytracom un texto

Choisissez le chemin direct ou la règle Outlook et testez-le en quelques minutes.

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